ПРОБЛЕМИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В УМОВАХ ЦИФРОВОЇ ТРАНСФОРМАЦІЇ

Abstract

Стаття присвячена актуальним питанням цифрової трансформації облікових даних. Матеріали статті розглядають необхідність щодо організації та впровадження електронного документообігу, а також наявні проблеми, і водночас значні можливості та перспективи в умовах подальшого розвитку диджиталізації даних бухгалтерського обліку. Досліджено ринок програмних продуктів, який пропонує досить широкий вибір сервісів електронного документообігу, але особливу увагу при виборі слід звертати та орієнтуватися на індивідуальні потреби компанії та її можливості, а також врахувати критерії вибору: мету та напрямки впровадження системи електронного документообігу; структуру і масштаби господарської діяльності підприємства; рівень підготовки та наявність власних (чи залучених) ресурсів. Досліджено, що основними факторами, на які варто звернути увагу при виборі СЕД варто виокремити наступні: вартість послуг; зручність і зрозумілість інтерфейсу; підтримка мобільної версії на сумісність; служба підтримки сервісу; можливості застосування КЕП; рівень безпеки системи. Визначено, що електронний документообіг є не тільки важливим кроком до удосконалення функціонування компаній, але і недосконале його впровадження може призвести до суттєвого погіршення результативності, тому задля забезпечення отримання корисності та оптимізації бізнес-процесів, яка являє собою складну та довготривалу процедуру, необхідним є послідовне виконання основних етапів, кожен з яких включає в себе певні види робіт щодо СЕД, зокрема: дослідження ринку програмних продуктів; вибір програмного продукту; розробляння інструкції щодо впровадження СЕД для співробітників; адаптація СЕД під наявні програмні продукти; тестування СЕД; навчання та підготовка персоналу; внесення правок та доопрацювання в процесі експлуатації; створення та отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП); сповіщення контрагентів; оцінювання та аналіз результатів щодо впровадження СЕД. Попри складність прийняття рішення щодо впровадження та вибору певного електронного сервісу, можливості та переваги його практичного застосування є очевидними, і на основі огляду програмних сервісів виокремлено основні з них.