Procesos de implementación de un gestor documental: caso de estudio unidad académica de administración

Abstract

Uno de los objetivos que se enmarcan en la educación superior es mejorar el servicio académico y administrativo a todos sus estudiantes, docentes y funcionarios,  en este sentido, implementar un sistema de gestión documental, ayuda a optimizar los procesos universitarios e implementa políticas de gestión de documentos tales como: la legitimidad, temporalidad, trazabilidad basados en entornos digitales para su posterior registro (archivo) que sirva de repositorio interactivo de edición y consulta, bajo este contexto, lo que propone este estudio es brindar desde un aspecto metodológico una guía de implementación de un gestor documental, que sirva como eje transversal para los modelos de negocio que busquen mejorar sus procesos organizacionales,  la comunicación de sus clientes internos y externos y su productividad, en consecuencia, para el diseño de esta base metodológica primero se realizó el levantamiento de la situación archivística y gestión documental, posteriormente se utilizó técnicas de análisis documental y entrevista, por último, al procesar la información, se evidenciaron problemas de conservación y almacenamiento del fondo documental, demora en recuperación de documentos para consultas de usuarios internos y externos, duplicidad de información e información innecesaria, de manera que, se consideraron los diversos escenarios de la gestión documental y mediante el prototipado se establecieron las bases para la implementación total de los procesos estudiados, en conclusión, la revisión y dirección eficaz de los documentos generados y la metodología propuesta permitió el trabajo coordinado en los ámbitos académico-administrativo de la unidad académica utilizada como caso de estudio.