PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP SURAT MENYURAT MELALUI APLIKASI BERBASIS WEB DENGAN METODE FIRST IN FIRST OUT

Abstract

Kegiatan pengelolaan surat menyurat akan berakhir di pengarsipan sebagai dokumen yang merupakan kegiatan yang memberikan catatan kegiatan yang dilaksanakan dan menjadi memory kegiatan di Perusahaan/ Instansi/ Institusi baik swasta maupun negeri. Arsip memiliki peranan penting dalam instansi/Intitusi karena menjadi sumber informasi. Tujuan pengarsipan adalah catatan yang digabungkan sebagai sumber informasi yang membutuhkan waktu cepat untuk penyampain informasi yang dibutuhkan. Masalah yang timbul di dalam pengelolaan arsip surat menyurat dari hasil observasi, wawancara dan pendataan dilapangan adalah penumpukan data dan sulitnya pencarian informasi dikarenakan belum adanya aplikasi khusus yang membantu mengarsipkan dan masih tidak efektif dan efisien dalam pencarian karena pengarsipan belum terstruktur. Pengembangan aplikasi pengelolaan surat menyurat sebagai arsip di Sektertarian DPRD Kota Bandar Lampung menggunakan aplikasi java web dengan database MySQL, dan metode yang digunakan yaitu extreme programming dan dibantu dengan metode penyusunan FIFO (Fisrt In First Out). Hasil dari penelitian ini berupa aplikas berbasis web yang memiliki fitur pencatatan arsip dan notifikasi pengarsipan surat menyurat sampai ke pencarian informasi serta pelaporan surat menyurat sehingga memudahkan untuk mengarsip dan penemuan sumber informasi yang lebih effektif dan effisien dari sistem sebelumnya