O uso de Dinâmica de Sistemas para avaliação de cenários sobre terceirização (outsourcing) de impressão em uma instituição pública de ensino

Abstract

As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) emergem como uma ferramenta estratégica, indispensável à sobrevivência de qualquer organização. Entretanto, o uso excessivo de TIC pode trazer inconvenientes, como a dependência ao equipamento, a rápida obsolescência destes, e os custos crescentes com manutenção. O uso ineficiente da TIC pode resultar em maiores custos para as organizações, fato que pode fazê-las perder vantagens competitivas importantes. Neste contexto, a terceirização de impressão pode ser uma alternativa para instituições reduzirem seus custos e se tornarem mais competitivas. O objetivo do artigo é avaliar cenários acerca da viabilidade financeira da terceirização (outsourcing) de impressão em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Para tanto, foi realizada uma investigação de natureza exploratória, de abordagem quantitativa, com a utilização da modelagem computacional, e o uso da metodologia de Dinâmica de Sistemas, com simulação e avaliação de três diferentes cenários: cenário atual, cenário provável, cenário improvável. Os resultados obtidos indicam que o cenário improvável (100% das impressoras locadas) resultou em menores custos de impressão ao longo do período do experimento, totalizando R$ 637.828,00; o cenário provável (50% das impressoras locadas) totalizou R$ 1.000.480,00; enquanto que o cenário atual (20% das impressoras locadas) resultou em custos de R$ 1.603.060. Com as simulações, constatou-se que a locação de impressoras (terceirização de impressão) é a melhor alternativa, em termos financeiros, para a IFES que serviu de referência para o estudo, resultando em menores custos de impressão em comparação à aquisição de impressoras. A utilização de modelagem de sistemas para avaliar cenários tem sido utilizada para apoiar gestores na tomada de decisão envolvendo TIC, porém, não foram encontrados na literatura trabalhos voltados à simulação de viabilidade financeira da terceirização de impressoras. Sendo assim, este trabalho procurou sanar esta lacuna, através do desenvolvimento e validação de um modelo de simulação, que pode ser aplicado em diferentes cenários e tipos de organizações, e servir de referência para estudos futuros.As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) emergem como uma ferramenta estratégica, indispensável à sobrevivência de qualquer organização. Entretanto o uso excessivo de TIC pode trazer inconvenientes, como a dependência ao equipamento, a rápida obsolescência destes, os custos crescentes com manutenção de equipamentos, ou um tratamento desumanizado. O uso ineficiente da TIpode resultar em maiores custos para as organizações, fato que pode fazê-las perder vantagens competitivas importantes. Neste sentido, a terceirização de impressão pode ser uma alternativa para instituições reduzirem seus custos. O objetivo do artigo é avaliar cenários acerca da viabilidade financeira da terceirização (outsourcing) de impressão em uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES). Para isso utilizou-se a modelagem computacional, caracterizada por modelos prescritivos, e o uso da metodologia de Dinâmica de Sistemas, com simulação e avaliação de três diferentes cenários: cenário atual, cenário provável, cenário improvável. Os resultados obtidos indicam que o cenário improvável (100% das impressoras locadas) resultou em menores custos de impressão ao longo do período do experimento, totalizando R$ 637.828,00; o cenário provável (50% das impressoras locadas) totalizou R$ 1.000.480,00, enquanto que o cenário atual (20% das impressoras locadas) resultou em custos de R$ 1.603.060. Com as simulações constatou-se que a locação de impressoras (terceirização de impressão) é a melhor alternativa, em termos financeiros, para a IFES que serviu de referência para o estudo, resultando em menores custos de impressão em comparação à aquisição de impressoras. A principal contribuição prática do modelo desenvolvido é a obtenção de uma ferramenta capaz de avaliar a viabilidade e os impactos financeiros advindos da terceirização de impressão, as quais podem ser aplicadas em diferentes cenários e tipos de organizações, auxiliando os gestores na tomada de decisão.