Una no tan novedosa perspectiva para enfocar la gestión de la comunicación científica: aplicar los principios de records management al scholarly record

Abstract

An aspect that in my view is insufficiently questioned in conversations about the future of scholarly communication is the framing of academic documents as products of a publishing industry (publications). Here, I propose that documents that serve as evidence of scholarly and scientific activities should be primarily understood as records (elements of an archive), with all that this entails. This is compatible both with the public nature of many of these documents and with the need for editing processes. The result would be a true scholarly record that is worthy of its name, something that could not exist in the past because of technical limitations. This radical shift in perspective reveals the need for academic institutions and communities to take responsibility for the governance of scholarly communication processes, a demand recently voiced by several international organizations and expert groups. The approach outlined here intends to place the management of processes in scholarly communication at the same level as any other human activity that generates documents that are considered necessary to keep supporting said activity. In other areas, responsible organizations apply the principles of records management to appraise and implement the workflows that best support the activities of the organization. This is not the case in scholarly communication, where owing to historical reasons, communication is structured around an industry in which a small number of commercial actors have eventually amassed a disproportionate amount of power, ultimately giving rise to models in which a number of sectors of the academic community are systematically excluded on economic grounds. In summary, this work argues that the digital transformation of scholarly communication points to the need for scholarly records management. Initiatives such as the FAIR principles can be framed as steps in this direction. Resumen: Un aspecto a mi parecer no suficientemente cuestionado en las conversaciones sobre el futuro de la comunicación científica es la condición de los documentos académicos como productos de una industria editorial (publicaciones). Aquí propongo que los documentos que evidencien actividades académicas y científicas se entiendan principalmente como documentos de archivo en sentido estricto, con todo lo que ello conlleva, y sin menoscabo de la naturaleza pública de muchos de ellos, ni de la necesidad de que sean sometidos a procesos de edición. Se generaría así un verdadero archivo académico (scholarly record), algo que no era posible en épocas previas por limitaciones técnicas. Esta radical diferencia de enfoque pone de manifiesto la necesidad de que las instituciones y comunidades académicas asuman la responsabilidad de gobernar los procesos de comunicación científica, demanda recientemente pronunciada por diversas instituciones y grupos de expertos internacionales. Así, la perspectiva esbozada aquí pretende equiparar y reconciliar la gestión de procesos de comunicación científica con la que se lleva a cabo en cualquier otra actividad humana que genere documentación necesaria para asegurar el correcto desarrollo de dicha actividad. En otros ámbitos las organizaciones responsables aplican los principios de records management para identificar e implementar los flujos de trabajo que mejor permitan apoyar las actividades de la organización. No así en la comunicación científica, cuyos procesos por razones históricas se han estructurado en torno a una industria en la que un número reducido de editoriales comerciales han llegado a acumular niveles de control desproporcionados, dando lugar actualmente a modelos que excluyen sistemáticamente a diversos sectores de la sociedad en función de sus capacidades económicas. En definitiva, se defiende que la transformación digital de la comunicación científica debe pasar por el desarrollo de un scholarly records management. Propuestas como los principios FAIR pueden entenderse como pasos en esta dirección.