Využití analýzy procesů v NFA pro aktualizaci datového modelu a požadavků na správu metadat

Abstract

Účel – Národní filmový archiv (NFA) plánuje nahradit stávající systémy pro evidenci a správu obsahu novým elektronickým systémem, který bude využívat normu EN 15907:2010 a umožní efektivní popis a správu materiálů filmové i nefilmové povahy. Pro přechod na nový systém je třeba aktualizovat datový model, namapovat na něj stávající strukturu metadat a specifikovat požadavky z hlediska uživatelů. (Nejen) za tímto účelem bylo rozhodnuto provést analýzu procesů spojených se správou obsahu a pohybem informací v instituci. Design / metodologie / přístup – Analýza procesů byla provedena s využitím metod etnografického výzkumu a procesních diagramů, které byly ve finální podobě zároveň jedním z jejích výstupů. Pro aktualizaci datového modelu a mapování metadat byla využita podrobná specifikace normy EN 15907:2010 a katalogizační principy uvedené v manuálu FIAF, zároveň byla zohledněna zjištění z analýzy procesů v instituci. Výsledky – Autoři případové studie prezentují praktické aspekty aplikace zvolených metod, jejich omezení a přínosy pro danou instituci. Vizualizace procesních diagramů se ukázaly jako velmi užitečné, jedná se o jednoduchý nástroj, který lze použít při komunikaci, návrhu změn a perspektivně i modelování modifikovaných procesů. Originalita / hodnota – Příspěvek popisuje komplexní přístup k analýze procesů v instituci, který byl aplikován vlastními silami a vedl ke zhodnocení stávajících postupů a využití získaných informací při přechodu na nový datový model. Poznatky budou využity i při výběru (nebo vývoji) a implementaci nového systému pro evidenci a správu obsahu v NFA. Tento přístup může být přínosný pro paměťové instituce, které se nacházejí v obdobné situaci jako NFA (přechod na nový systém).